Med Visual Arkiv blir det enkelt och överskådligt att registrera den första leveransen med arkivhandlingar, skriva in förteckningar med historik, serier och volymer, och registrera arkivbildarinformation. Det finns också möjlighet att designa etiketter och förteckningsblad, göra utskrifter samt att söka bland arkiv­förteckningarna. Med Visual Arkiv kan du förteckna såväl processorienterat som enligt allmänna arkivschemat. Samma arkivbildare kan hantera flera arkiv. Det går att ha både arkiv som förtecknas processorienterat och arkiv som förtecknas enligt allmänna arkivschemat i samma arkivbildare.

 

 

Systemet innehåller bland annat följande

Registrera leveranser

I leveransdelen sker registrering av inkommande eller utgående leveranser. Accessionsnummer registreras, vem som lämnade in materialet, när det gjordes samt vad som ingår i leveransen. En kvittens – reversal – skrivs ut till den som lämnat in materialet. På arkivbildarkortet visas hur många oförtecknade respektive förtecknade inleveranser det finns. Delen innehåller även en funktion för utskrift av en accessionskatalog och en leveransliggare.

 

Registrera förteckningarna

I registrera förteckning görs informationsredovisningen antingen processorienterat eller enligt det allmänna arkivschemat. Här sker registrering av grundinformation om institution, depå, arkivbildare, arkiv, serie, volym och handling. Delen innehåller även en funktion för design och utskrift av etiketter.

 

Sök-funktion

Allt som förtecknas i Visual Arkiv blir sökbart. Sök på hela eller delar av ord som skrivits in i något av fälten eller kombinera fält med varandra för att få ett snävare urval. Alternativt kan man använda ren fritextsökning. Sökträffarna presenteras överskådligt och det går att skriva ut sökresultaten.

 

Användarbehörigheter

Systemet har stöd för anpassning av användarbehörigheter så att användare ges behörighet baserade på deras behov. En del kanske bara behöver kunna läsa information i Visual Arkiv, medan andra ska kunna registrera och göra utskrifter. Det är även möjligt att begränsa registreringsbehörigheten till vissa arkivbildare.

 

Systemunderhåll

Här görs ett antal grundinställningar i programmet med de värden som sedan ska gälla generellt.

 

Importera dokumenthanteringsplan och klassificeringsstruktur från VisAlfa

Visual Arkiv samverkar med VisAlfa som är ett IT-stöd för att skapa en dokument­hantering­splan och en klassificeringsstruktur baserad på verksamhetens processer. En struktur som kan användas i alla sammanhang där det finns behov av att beskriva verksamheten på ett strukturerat sätt. Dokumenthanteringsplanen och klassificeringsstrukturen importeras in till Visual Arkiv och skapar strukturen för hur arkivhandlingarna förtecknas. Visual Arkiv har stöd för flera olika versioner av dokumenthanteringsplan och klassificerings­struktur.

 

Import från andra arkivförteckningsprogram

Vi erbjuder hjälp med att importera material som är förtecknat i andra program t ex. Arkia, Klara eller Arkion. Vi kan även ta emot filer i det etablerade XML-formatet EAD.

 

Export av förteckningar

Med exportfunktionen går det att exportera utvalda förteckningar till andra Visual Arkiv-installationer. Statliga myndigheter kan förteckna i Visual Arkiv och sedan exportera till ARKIS2.

 

Export till NAD

En arkivförteckning i Visual Arkiv kan exporteras till Riksarkivets NAD (Nationell ArkivDatabas) med de etablerade XML-formaten EAC och EAD. NAD är Riksarkivets webbaserade databas – ett söksystem som ger stora möjligheter att söka nationell arkivinformation på nätet. Allmänhet, forskare och personal får snabb och effektiv tillgång till förteckningarna.